労使トラブルが発生した場合の対処法についての説明です。
労使トラブルが発生したら

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労働者(またはその代理人)から「請求書」や「通知書」といったタイトルの文書が送られてきたら

まず、どういった請求をしてきているのか、その請求はどういった法律に基づいているのか、請求原因となる事実の有無、これらを検討しなければなりません。
そのうえで、会社として応じる必要のない労働者の請求と、会社として認めざるを得ない労働者の請求とをある程度明確にします。
会社として認めざるを得ない労働者の請求部分については、どの程度認めるのか、裁判になった場合に予想される判決や、世間相場、会社の財務事情などを総合的に考慮して、会社として最大限応じることができる上限を決めます。

次に会社として労働者にどういった回答をするのかを検討します。残業代などの支払いを労働者から請求されている場合は、事実関係の整理や残業代の計算に時間を要します。このような場合には、正式な回答をする前に、事実関係の確認のために時間を要する旨を、とりあえず回答しておきます。その後1ヶ月程度を目処に正式な回答を行います。

労働者からの請求にあいまいな部分がある場合や、交渉の余地がある場合などには、一度、労働者本人やその代理人に直接会って話しを聴いてみる必要があるかもしれません。そういった場合には、話し合いを希望する旨の回答を行います。
労働者からの請求がよほど理不尽なものでない限りは、一度、直接労働者またはその代理人に会って、労働者やその代理人の話しを聴いてみるべきでしょう。
なお、労働者の代理人としては一応弁護士(残業代等賃金の支払い請求で、請求金額が140万円以下であれば認定司法書士が代理人になっていることもあります。)しか考えられないので、その他の者(例えば労働者の父母や配偶者)から何らかの請求が送られてきている場合は、どういった権限でその労働者の代わりに請求しているのかを確認した上で、話し合いを行うときは、必ず労働者本人から話しを聴くようにしなければなりません。

労働者との交渉は、直接会って話を聴く方法のほか、文書を交換する方法もあります。文書の交換による交渉を行うときは、会社から労働者に送付する回答書に、、「回答書に対する返答を文書にて希望する」旨を記載します。

労働者からの請求に応じない場合には、回答書に、「請求に応じる義務はない」旨を理由を添えて記載します。ただし、こういった回答をする場合には、その後に労働者が労働基準監督署へ会社の労働基準法違反等に係る申告を行ったり、法的な手続き(労働審判や訴訟)に訴えてくることも十分予想されます。こういったリスクを十分検討しておく必要があります。
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